Derbynnydd / Cydlynydd Digwyddiadau

Teitl y Swydd

Rhan-Amser – 25 awr yr wythnos

Gweithio Hyblyg

Dyddiad Cau: 28.08.26

Yn Adrodd i: Rheolwr y Lleoliad

Diben y Swydd

Mae’r Scarlets yn glwb rygbi proffesiynol sy’n llawn hanes a thraddodiad. Wedi’i leoli ym Mharc y Scarlets yn Llanelli, rydym yn cystadlu ym Mhencampwriaeth Rygbi Unedig (URC) a chystadlaethau Ewropeaidd. Nid yn unig yw Parc y Scarlets yn lwyfan i’n gemau rygbi ond mae hefyd yn lleoliad blaenllaw ar gyfer cynadleddau, digwyddiadau a lletygarwch yng ngorllewin Cymru.

Rydym yn chwilio am ddau unigolyn hunangymhellol a serchus i ymuno â’r tîm fel Derbynnydd / Cydlynydd Digwyddiadau (rhannu swydd).

Y Derbynnydd / Cydlynydd Digwyddiadau yw’r pwynt cyswllt cyntaf i ymwelwyr, cleientiaid, contractwyr a rhanddeiliaid, gan ddarparu gwasanaeth blaen tŷ proffesiynol a chroesawgar wrth gefnogi cynllunio, cydlynu a chyflwyno digwyddiadau stadiwm. Mae’r rôl yn cyfuno dyletswyddau derbynfa, gweinyddu a chydlynu digwyddiadau i sicrhau gweithrediadau dyddiol effeithlon a gwasanaeth cwsmeriaid eithriadol.

Cyfrifoldebau Allweddol

Derbynfa a Gwasanaeth Cwsmeriaid

Croesawu ymwelwyr, cleientiaid, contractwyr, a mynychwyr digwyddiadau mewn modd proffesiynol a chyfeillgar
Ateb a chyfeirio galwadau ffôn, e-byst ac ymholiadau sy’n dod i mewn yn brydlon
Rheoli’r ardal dderbyn i sicrhau ei bod yn aros yn lân, yn drefnus, ac yn gyflwyniadwy
Cydlynu mynediad ymwelwyr, rhoi pasys, a chynnal cofnodion ymwelwyr yn unol â gweithdrefnau diogelwch y stadiwm
Darparu gwybodaeth ynghylch cyfleusterau, digwyddiadau a gwasanaethau’r stadiwm
Derbyn a dosbarthu post, danfoniadau, ac eitemau negesydd

Cydlynu Digwyddiadau

Cynorthwyo i gynllunio a chydlynu digwyddiadau, swyddogaethau, cyfarfodydd a gweithgareddau cymunedol y stadiwm
Paratoi dogfennaeth digwyddiadau, gan gynnwys taflenni swyddogaeth, cadarnhadau archebu, amserlenni, a gohebiaeth cleientiaid
Cysylltu â chleientiaid, cyflenwyr, contractwyr, ac adrannau mewnol i sicrhau bod gofynion digwyddiadau yn cael eu cyfleu a’u cyflawni
Cydlynu archebion ystafelloedd cyfarfod a lleoliadau gan ddefnyddio system archebu’r stadiwm
Cefnogi gweithgareddau sefydlu a phacio digwyddiadau lle bo angen
Mynychu digwyddiadau yn ôl yr angen i ddarparu cefnogaeth weithredol a gweinyddol ac ymateb i anghenion cleientiaid

Gwaith Gweinyddol

Cynnal cofnodion archebu cywir, ffeiliau digwyddiadau, a chronfeydd data cwsmeriaid
Paratoi anfonebau, archebion prynu, ac adroddiadau gweinyddol
Prosesu ymholiadau digwyddiadau a chynorthwyo gyda dyfynbrisiau a chadarnhadau archebu
Cefnogi Rheolwr y Lleoliad gyda thasgau gweinyddol cyffredinol

Cyfathrebu a Rheoli Rhanddeiliaid

Cynnal perthnasoedd cadarnhaol â chleientiaid, clybiau chwaraeon, trefnwyr digwyddiadau, cyflenwyr, contractwyr a rhanddeiliaid
Ymateb i ymholiadau cwsmeriaid yn broffesiynol ac yn effeithlon
Cyfleu diweddariadau digwyddiadau a gwybodaeth weithredol i adrannau perthnasol
Uwchgyfeirio pryderon cwsmeriaid neu faterion gweithredol i Reolwr y Lleoliad pan fo angen

Cydymffurfiaeth a Diogelwch

Cydymffurfio â phob polisi a gweithdrefn Iechyd a Diogelwch yn y Gweithle (WHS)
Sicrhau bod arferion derbynfa a gweinyddu digwyddiadau yn cydymffurfio â pholisïau’r stadiwm
Cefnogi gweithdrefnau brys pan fo angen
Cynnal cyfrinachedd gwybodaeth cwsmeriaid a sefydliadol

Dangosyddion Perfformiad Allweddol (KPIs)

Lefel uchel o foddhad cwsmeriaid
Prosesu archebion digwyddiadau yn gywir ac yn amserol
Rheoli derbynfa ac ymholiadau yn effeithlon
Cydlynu gweinyddiaeth digwyddiadau yn llwyddiannus
Cadw cofnodion ac adrodd yn gywir
Adborth cadarnhaol gan gleientiaid
Cydymffurfio â pholisïau a gweithdrefnau’r stadiwm
Cyfathrebu effeithiol â rhanddeiliaid mewnol ac allanol

Sgiliau a Phrofiad

Hanfodol

Profiad blaenorol mewn derbynfa, gweinyddiaeth, gwasanaeth cwsmeriaid, neu gydlynu digwyddiadau
Sgiliau cyfathrebu llafar ac ysgrifenedig rhagorol
Rheoli trefniadol ac amser cryf sgiliau
Y gallu i reoli tasgau lluosog a blaenoriaethau cystadleuol
Lefel uchel o broffesiynoldeb a sylw i fanylion
Hyfedredd yn Microsoft Office Suite a systemau archebu neu reoli digwyddiadau
Y gallu i weithio’n annibynnol ac ar y cyd o fewn tîm
Ffocws cryf ar wasanaeth cwsmeriaid

Dymunol

Profiad o weithio mewn amgylchedd stadiwm, chwaraeon, lletygarwch neu ddigwyddiadau
Gwybodaeth am reoli lleoliadau neu systemau archebu digwyddiadau
Profiad o gydlynu digwyddiadau corfforaethol, chwaraeon neu gymunedol
Y gallu i siarad Cymraeg

Nodweddion Personol

Bydd yr ymgeisydd llwyddiannus yn dangos:

Modd proffesiynol, croesawgar a hawdd mynd ato
Sgiliau gwasanaeth cwsmeriaid a rhyngbersonol rhagorol
Sylw cryf i fanylion a gallu trefnu
Y gallu i aros yn dawel ac yn addasadwy mewn amgylchedd digwyddiadau cyflym
Menter, dibynadwyedd ac atebolrwydd
Dull cydweithredol a pharodrwydd i gefnogi gofynion gweithredol
Hyblygrwydd i weithio gyda’r nos, penwythnosau, diwrnodau gemau a gwyliau cyhoeddus yn ôl yr angen i gefnogi digwyddiadau stadiwm

Cyflog: Yn fwy na chyflog lleiafrifol cenedlaethol

Sut i wneud cais:

Anfonwch CV cyfredol a llythyr cais yn egluro pam eich bod chi’n addas ar gyfer y swydd i [email protected]

Nodwch y canlynol yn y testun: Cais – Derbynnydd / Cydlynydd Digwyddiadau – [Eich enw]

Gwnewch yn siwr o gynnwys manylion cyswllt a’ch argaeledd/dyddiad cychwyn.

Dyddiad cau Gwener 28 Awst, 2026.